Ostatnia aktualizacja: 30 września 2026
Usługę Zaplecze.app świadczy SmartBC Dev Tomasz Mórawski, ul. Toruńska 27, 87-148 Turzno, NIP 9562224198, REGON 522111221, kontakt: kontakt@zaplecze.app. W regulaminie nazywany „Usługodawcą”.
„Klientem” jest przedsiębiorca, który zakłada konto, czyli w praktyce właściciel lub franczyzobiorca sklepu. Usługa jest kierowana do przedsiębiorców i nie jest świadczona konsumentom.
Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, dla której umowa nie ma charakteru zawodowego (wynikającego w szczególności z przedmiotu jej działalności wpisanego do CEIDG), przysługują jej uprawnienia przewidziane w art. 3855 Kodeksu cywilnego oraz w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta. Taki Klient może najpóźniej przy zakładaniu konta oświadczyć, że umowa ma albo nie ma dla niego charakteru zawodowego, pisząc na kontakt@zaplecze.app. Złożenie takiego oświadczenia nie jest warunkiem założenia konta.
Zaplecze.app to aplikacja internetowa do prowadzenia sklepu convenience lub franczyzowego: zadania dla pracowników z potwierdzeniem zdjęciem, grafik pracy, ewidencja czasu, protokół strat, kontrola świeżości, baza wiedzy, zgłoszenia i wnioski pracownicze oraz raporty. Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranego pakietu (pkt 5).
Część funkcji korzysta z zewnętrznego modelu sztucznej inteligencji, który ocenia przesłane zdjęcia i odpowiada na pytania. Wyniki działania AI są wskazówką, a nie rozstrzygnięciem. Ocena wystawiona przez model nie zastępuje decyzji Klienta i nie może być jedyną podstawą działań wobec pracownika. Zakres danych przekazywanych do dostawcy AI opisuje Polityka prywatności.
Usługa nie jest programem kadrowo-płacowym ani systemem prowadzenia dokumentacji pracowniczej w rozumieniu przepisów prawa pracy i nie zwalnia Klienta z obowiązków, które na nim ciążą jako na pracodawcy lub zleceniodawcy.
Do korzystania z aplikacji potrzebne jest urządzenie z dostępem do internetu i aktualną wersją popularnej przeglądarki internetowej (np. Chrome, Safari, Edge lub Firefox) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies.
Logowanie pracownika kodem QR oraz zadania potwierdzane zdjęciem wymagają telefonu lub tabletu z aparatem. Powiadomienia push są opcjonalne i działają po wyrażeniu na nie zgody w przeglądarce.
Konto zakłada Klient i to on odpowiada za dane logowania oraz za to, komu nadaje dostęp. Klient może dodać do swojego sklepu pracowników, którzy logują się do widoku sklepowego („kiosku”) kodem QR z plakietki albo kodem PIN.
Logowanie kodem QR daje pracownikowi możliwość wykonywania zadań i wgrywania zdjęć. Logowanie kodem PIN daje domyślnie wyłącznie podgląd, chyba że Klient sam włączy szersze uprawnienia. Klient odpowiada za poinformowanie swoich pracowników o tym, że korzystają z aplikacji i jakie dane są w niej zapisywane.
Zakaz treści bezprawnych. Klient i jego pracownicy nie mogą wprowadzać do aplikacji treści o charakterze bezprawnym, w szczególności naruszających prawo, dobra osobiste lub inne prawa osób trzecich.
Usługodawca może zablokować konto, które jest wykorzystywane niezgodnie z prawem, do naruszania praw osób trzecich albo w sposób zagrażający stabilności lub bezpieczeństwu usługi. O blokadzie informuje na adres e-mail przypisany do konta. Ograniczenia dostępu związane z brakiem opłaty opisuje pkt 6.
Pierwsze 60 dni korzystania jest bezpłatne, obejmuje wszystkie funkcje i nie wymaga podania danych karty. Po tym okresie usługa jest płatna, a Klient wybiera jeden z pakietów:
Stawki są płaskie i nie zależą od liczby pracowników. Podane kwoty są kwotami netto; do ceny doliczany jest podatek VAT według obowiązującej stawki. Pakiet obowiązuje dla wszystkich sklepów na koncie Klienta.
Aplikacja nie obsługuje dziś płatności elektronicznych. Wybór pakietu w panelu niczego nie pobiera: rozliczenie następuje na podstawie faktury wystawianej przez Usługodawcę i płatnej przelewem. Jeżeli w przyszłości zostanie uruchomiona płatność w aplikacji, Klient zostanie o tym poinformowany z wyprzedzeniem i nie będzie to oznaczać automatycznego obciążenia bez jego zgody.
Usługodawca może zmienić cennik. Zmiana nie działa wstecz, wymaga poinformowania Klienta na e-mail z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem i uprawnia Klienta do rezygnacji przed wejściem nowej ceny w życie.
Po zakończeniu okresu próbnego Klient widzi w panelu informację z wyborem pakietu i datą, do której może z niego zdecydować. Na decyzję ma 14 dni od pierwszego wyświetlenia tej informacji. Jeżeli Klient nie zaloguje się do panelu, 14 dni liczy się od zakończenia okresu próbnego.
Jeżeli w tym czasie pakiet nie zostanie opłacony, konto przechodzi w tryb tylko do odczytu: Klient nadal widzi swoje dane, ale nie może ich zmieniać, a pracownicy nie mogą logować się do aplikacji. Dane nie są w tym czasie usuwane. Po opłaceniu faktury pełny dostęp wraca bez utraty danych.
Te same zasady stosuje się po zakończeniu opłaconego okresu, który nie został przedłużony.
Klient może zrezygnować w każdej chwili, bez okresu wypowiedzenia i bez podawania powodu, pisząc na kontakt@zaplecze.app. Usługa działa do końca opłaconego okresu.
Po rezygnacji konto jest pauzowane przez 30 dni na wypadek zmiany decyzji, a następnie dane są usuwane. Na żądanie Klienta dane zostaną usunięte od razu. Przed usunięciem Klient może poprosić o eksport swoich danych.
Klient może też w każdej chwili sam usunąć konto w panelu (Ustawienia → Usuń konto) albo na stronie zaplecze.app/usun-konto. Znika wtedy konto i wszystkie sklepy Klienta razem z danymi i zdjęciami.
Nieużywane konta. Konto, w którym po zakończeniu okresu próbnego nie wybrano i nie opłacono pakietu, a przez co najmniej 30 dni ani Klient, ani jego pracownicy nie korzystali z aplikacji, może zostać usunięte razem z danymi sklepu. O usunięciu Usługodawca informuje e-mailem.
Usługodawca dokłada starań, aby aplikacja działała bez przerw, ale nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności. Możliwe są przerwy techniczne, aktualizacje oraz awarie dostawców infrastruktury.
Jeżeli z winy Usługodawcy usługa będzie niedostępna dłużej niż 24 godziny w miesiącu rozliczeniowym, Klientowi przysługuje proporcjonalne obniżenie opłaty za ten miesiąc.
Dane wprowadzone przez Klienta pozostają jego danymi. Usługodawca nie wykorzystuje ich do własnych celów innych niż świadczenie usługi, nie sprzedaje ich i nie udostępnia podmiotom trzecim poza podwykonawcami technicznymi wskazanymi w Polityce prywatności.
Zasady przetwarzania danych osobowych pracowników Klienta reguluje odrębna Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi integralną część niniejszego regulaminu i wiąże strony z chwilą założenia konta.
Usługodawca wykonuje codzienne szyfrowane kopie zapasowe bazy danych. Kopia zapasowa służy odtworzeniu usługi po awarii i nie zastępuje własnej archiwizacji po stronie Klienta.
Usługodawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Klientowi z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa na zasadach ogólnych. W pozostałym zakresie odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do wysokości opłat wniesionych przez Klienta za 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie.
Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji podjętych przez Klienta na podstawie danych lub ocen prezentowanych w aplikacji, w tym ocen wystawionych przez sztuczną inteligencję, ani za zgodność sposobu korzystania z aplikacji przez Klienta z jego umowami z osobami trzecimi, w szczególności z umową franczyzową.
Powyższe ograniczenia nie dotyczą przypadków, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne w świetle obowiązujących przepisów, ani Klienta, o którym mowa w pkt 1 akapit trzeci - wobec niego Usługodawca odpowiada na zasadach ogólnych.
Reklamacje przyjmujemy na kontakt@zaplecze.app. W zgłoszeniu warto opisać problem i podać adres e-mail konta. Odpowiadamy w terminie 14 dni od otrzymania zgłoszenia, na ten sam adres e-mail.
O zmianie regulaminu informujemy e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Jeżeli Klient nie zgadza się na zmianę, może zrezygnować z usługi przed jej wejściem w życie. Dalsze korzystanie z aplikacji po tej dacie oznacza akceptację nowej treści.
Do umowy stosuje się prawo polskie. Spory strony będą starały się rozwiązać polubownie, a jeżeli to się nie powiedzie, rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy. Wobec Klienta, o którym mowa w pkt 1 akapit trzeci, właściwy jest sąd wskazany w przepisach ogólnych.
Ten regulamin jest napisany prostym językiem, bo tak samo budujemy aplikację. Jeśli cokolwiek jest niejasne, po prostu zapytaj.