Polityka prywatności

Operatorem serwisu Zaplecze.app jest SmartBC Dev Tomasz Mórawski, ul. Toruńska 27, 87-148 Turzno, NIP 9562224198, REGON 522111221. W każdej sprawie dotyczącej danych napisz na kontakt@zaplecze.app - odpowiada ta sama osoba, która prowadzi serwis (i własny sklep).

Rola operatora zależy od tego, o czyje dane chodzi:

• Dane właściciela konta i osób odwiedzających stronę - tu jesteśmy administratorem danych.
• Dane pracowników sklepu - administratorem jest właściciel sklepu (nasz Klient), który wprowadza je jako pracodawca lub zleceniodawca. My przetwarzamy je wyłącznie na jego polecenie, na podstawie Umowy powierzenia. Pracownik, który chce skorzystać ze swoich praw, powinien zwrócić się do swojego pracodawcy; pomożemy mu w tym.

Konto właściciela: imię i nazwisko, adres e-mail, hasło (przechowywane wyłącznie jako bezpieczny skrót - nie znamy Twojego hasła), wybrany pakiet i data jego ważności.

Dane sklepu wprowadzane przez właściciela i załogę: dane sklepu (nazwa, adres, godziny otwarcia), zadania i zdjęcia ich wykonania, protokoły strat, zgłoszenia braków i awarii, baza wiedzy, raporty zmian.

Dane pracowników sklepu: imię, rola w sklepie, kod QR i PIN do logowania (PIN tylko jako skrót), grafik i faktyczne godziny pracy, dyspozycyjność, wnioski o wolne wraz z ich treścią, zamiany zmian, wiadomości na czacie, forma zatrudnienia i stawka wynagrodzenia (jeśli właściciel je wpisze), informacja, czy pracownik ma mniej niż 26 lat (do ulgi podatkowej), daty ostatniego logowania.

Dokumenty pracowników: właściciel może dodać dokumenty sprawdzane podczas audytu, np. orzeczenie do celów sanitarno-epidemiologicznych, badania okresowe, szkolenie BHP, certyfikat Lotto - razem z datą ważności. Takie dokumenty mogą zawierać informacje o stanie zdrowia. Dostęp do nich ma wyłącznie właściciel sklepu i pracownik, którego dokument dotyczy. Nie są przekazywane do modeli AI.

Dane techniczne: standardowe logi serwera (adres IP, czas żądania) - wyłącznie do bezpieczeństwa i diagnostyki, usuwane automatycznie po kilkunastu dniach.

Licznik na formularzu rejestracji: zliczamy, ile osób otworzyło formularz, dotknęło którego pola i kliknęło „Załóż konto” - żeby wiedzieć, czy coś w nim nie działa. Zapisujemy nazwę kroku, losowy identyfikator tworzony przy wczytaniu strony (ginie po jej odświeżeniu) oraz nazwę serwisu, z którego ktoś do nas trafił - sam adres domeny, na przykład „facebook.com”. Nigdy pełnego adresu strony odsyłającej ani tego, czego ktoś szukał. Bez adresu IP, bez treści wpisywanych w pola i bez możliwości powiązania tego z konkretną osobą. Dane zostają na naszym serwerze.

Cookies i pamięć przeglądarki: niezbędne cookies sesji (logowanie) i cookies z wybranym językiem. W pamięci przeglądarki zapisujemy drobne ustawienia interfejsu, np. że przypomnienie ma się pokazać dopiero jutro, oraz Twoją decyzję w sprawie cookies (localStorage), a na czas wizyty - nazwę serwisu, z którego ktoś trafił na formularz rejestracji (sessionStorage, kasowana po zamknięciu karty). Nie używamy Google Analytics.

Piksel Meta (tylko za Twoją zgodą): na stronach informacyjnych (strona główna, funkcje, cennik, kalkulator, FAQ) - i wyłącznie jeśli klikniesz „Akceptuję” w banerze - ładujemy piksel Meta (Facebook), który zapisuje cookies marketingowe i przekazuje Meta informację o odwiedzonej stronie. Służy nam do mierzenia skuteczności reklam. Bez zgody piksel się nie ładuje. Nigdy nie ładujemy go w panelu, w aplikacji dla pracowników ani w demo - dane Twojego sklepu i Twojej załogi do Meta nie trafiają.

Nie sprzedajemy danych. Jedyne przekazanie danych w celach reklamowych to opisany wyżej piksel Meta, i to tylko za Twoją zgodą.

• Założenie konta i świadczenie usługi (logowanie, działanie aplikacji, e-maile z raportami, powiadomieniami i resetem hasła) - wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Odpowiedź na pytania przed założeniem konta (np. czat na stronie głównej) - działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Pomiar skuteczności reklam (piksel Meta) - Twoja zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać przyciskiem w części o cookies; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Faktury i rozliczenia - obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Bezpieczeństwo, diagnostyka, obsługa reklamacji i dochodzenie roszczeń - nasz prawnie uzasadniony interes, czyli ochrona serwisu przed nadużyciami i możliwość obrony w sporze, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dane pracowników sklepu - przetwarzamy je w imieniu właściciela sklepu, który jako administrator odpowiada za podstawę prawną ich przetwarzania.

Czy musisz podać dane? Imię i nazwisko oraz adres e-mail są potrzebne do założenia konta - bez nich nie da się z aplikacji korzystać. Podanie pozostałych danych zależy od tego, z których funkcji korzystasz.

Żeby aplikacja działała, korzystamy z zaufanych dostawców infrastruktury:

• SSD Nodes - serwer, na którym działa aplikacja i baza danych (centrum danych w Amsterdamie, Holandia),
• Backblaze - szyfrowane kopie zapasowe bazy danych (retencja 30 dni) oraz archiwa starszych zdjęć zadań (zdjęcia leżą rok na serwerze, potem trafiają do archiwum zamiast zostać skasowane),
• Resend - wysyłka wiadomości e-mail (powitalnych, raportów, resetu hasła),
• Google (Gemini) - funkcje oparte na AI. Wysyłamy tam: zdjęcia wykonanych zadań (ocena półki), zdjęcia produktów przy sprawdzaniu świeżości, zdjęcie grafiku lub listy pracowników przy zakładaniu sklepu (odczytujemy z niego imiona, żeby nie trzeba było ich przepisywać), treść pytań zadanych Asystentowi i Przewodnikowi w panelu wraz z danymi Twojego sklepu potrzebnymi do odpowiedzi, oraz treść rozmowy z czatem na naszej stronie głównej. Korzystamy z płatnej wersji tej usługi, w której Google nie wykorzystuje przesłanych treści ani zdjęć do trenowania i ulepszania swoich modeli, i przechowuje je jedynie przez krótki czas na potrzeby wykrywania nadużyć. Dane służą wyłącznie wydaniu odpowiedzi i nie są wykorzystywane do celów reklamowych.
• Meta Platforms Ireland - tylko jeśli wyrazisz zgodę na piksel Meta na stronach informacyjnych (informacja o odwiedzonej stronie i identyfikatory przeglądarki). Meta przetwarza te dane także na własne potrzeby, zgodnie ze swoją polityką prywatności.
• Dostawca Twojej przeglądarki (Google przy Chrome, Mozilla przy Firefox, Apple przy Safari) - jeśli włączysz powiadomienia push, ich treść przechodzi przez usługę powiadomień producenta przeglądarki. Tak działa ten mechanizm w każdej aplikacji internetowej.

Poza Meta (opisaną wyżej) każdy z tych podmiotów przetwarza dane wyłącznie na nasze polecenie, w zakresie niezbędnym do działania usługi.

Przekazywanie poza Europejski Obszar Gospodarczy: Google, Backblaze, Resend oraz - przy zgodzie na piksel - Meta to dostawcy amerykańscy lub należący do grup amerykańskich, więc część danych może być przetwarzana poza EOG. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework) - w przypadku dostawców objętych tym programem - albo standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię tych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@zaplecze.app.

Model AI ocenia zdjęcia wykonanych zadań i może oznaczyć zadanie jako wykonane, gdy nie znajdzie problemu. To ułatwienie w codziennej pracy, a nie decyzja o pracowniku: każdą ocenę właściciel może przejrzeć i zmienić, a żadne decyzje wywołujące wobec kogokolwiek skutki prawne nie są podejmowane wyłącznie automatycznie.

Dane konta i sklepu - przez czas korzystania z usługi. Po rezygnacji konto jest pauzowane na 30 dni (na wypadek zmiany decyzji), a następnie dane są usuwane.

Po zakończeniu okresu próbnego lub opłaconego okresu, jeśli pakiet nie zostanie opłacony, konto przechodzi w tryb tylko do odczytu - dane są zachowane, ale nie można ich zmieniać (szczegóły w Regulaminie). Konto, w którym po okresie próbnym nie opłacono pakietu, a przez co najmniej 30 dni nikt z niego nie korzystał, może zostać usunięte razem z danymi sklepu; informujemy o tym e-mailem.

Konto możesz też w każdej chwili usunąć samodzielnie i od razu: w panelu Ustawienia → Usuń konto albo na stronie zaplecze.app/usun-konto. Znika wtedy konto i wszystkie Twoje sklepy razem ze zdjęciami i dokumentami. Kopie zapasowe bazy wygasają po 30 dniach.

Zdjęcia wykonanych zadań są dostępne w aplikacji przez rok. Starsze nie są kasowane, tylko przenoszone do archiwum, żeby dało się do nich wrócić w razie sporu czy audytu.

Dane potrzebne do faktur przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi. Logi serwera - kilkanaście dni.

Masz prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (eksport CSV/PDF na życzenie) oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Realizacja każdego z tych praw: napisz na kontakt@zaplecze.app.

Połączenia są szyfrowane (HTTPS), hasła i kody PIN przechowywane jako skróty bcrypt, dane każdego sklepu są ściśle odseparowane od innych klientów, dokumenty pracowników są dostępne tylko przez zabezpieczone połączenie po sprawdzeniu uprawnień, a baza ma codzienny szyfrowany backup poza serwerem głównym.