Straty w sklepie: gdzie uciekają pieniądze i jak je liczyć co dzień

O stratach dowiadujesz się zwykle raz na kwartał, z inwentaryzacji, w postaci jednej liczby. Ta liczba mówi, ile zniknęło, i nie mówi nic o tym, co, kiedy i dlaczego. A tylko to da się naprawić.

Cztery źródła strat, które wyglądają tak samo w raporcie

Przeterminowany towar. Zamówione za dużo, wyłożone za późno albo wyłożone świeższe przed starszym. Najczęściej pieczywo, nabiał, dania gotowe.
Uszkodzenia. Zgniecione opakowania przy dostawie, rozlane napoje, rozmrożone mrożonki po awarii, o której nikt nie powiedział na czas.
Pomyłki przy kasie i w dostawie. Przyjęte dwa kartony zamiast trzech, nabity zły kod, zwrot bez paragonu.
Kradzież. Jest, ale rzadziej, niż się właścicielom wydaje. Łatwo jej przypisać wszystko, czego nie da się wyjaśnić, i w ten sposób nigdy nie naprawić pozostałych trzech.

W inwentaryzacji wszystkie cztery sumują się do jednej liczby. Żeby je rozdzielić, trzeba liczyć straty w dniu, w którym powstają.

Pięć minut dziennie zamiast dnia raz na kwartał

Spis strat na koniec zmiany to krótka lista: co zeszło z półki do kosza albo do zwrotu, ile sztuk, z jakiego powodu. Pieczywo z wczoraj: 11 sztuk. Jogurt po terminie: 4. Rozlany sok: 1. Trzy minuty. Robi to osoba zamykająca zmianę, bo ona właśnie to wyrzuca.

Po tygodniu masz coś, czego inwentaryzacja nie da nigdy: powtarzalność. Jeśli pieczywo z poprzedniego dnia to codziennie dziesięć sztuk, to nie jest strata, tylko błąd w zamówieniu, i naprawia się go jednym ruchem w zamówieniu na jutro. Jeśli jogurty schodzą po terminie w środy, to dostawa w poniedziałek jest za duża albo ktoś wykłada nowe przed starymi.

Trzy zasady, żeby spis był prawdziwy

Spis nie służy do karania. W dniu, w którym załoga zrozumie, że zapisane straty obracają się przeciw niej, zacznie zapisywać mniej. Wtedy liczba spada, a straty nie.
Stała lista pozycji, nie wolne pole. Dziesięć do piętnastu kategorii, które naprawdę u Ciebie znikają. Wolne pole „inne” po tygodniu zbiera wszystko.
Zdjęcie, gdy strata jest duża. Rozmrożona skrzynia mrożonek albo zalany karton to także podstawa do reklamacji u dostawcy. Bez zdjęcia z datą jest słowo przeciw słowu.

Co z tego wynika dla zamówień

Najwięcej strat w małym sklepie nie powstaje na półce, tylko w zamówieniu, kilka dni wcześniej. Dzienny spis pokazuje, które pozycje zamawiasz za dużo, i to jest jedyny moment, w którym strata zamienia się w decyzję. Inwentaryzacja raz na kwartał pokazuje tylko rachunek.

Jak to wygląda u nas