Grafik w sklepie na 3-4 osoby: jak obsadzić dwie zmiany przez 7 dni

Najczęstsze pytanie nowego właściciela brzmi „na ile osób układać grafik”. Odpowiedź zaczyna się od rachunku, a nie od ludzi: najpierw policz godziny do obsadzenia, dopiero potem patrz, kto je weźmie.

Rachunek, który trzeba zrobić raz

Sklep otwarty od 6:00 do 23:00 to siedemnaście godzin dziennie. Do tego pół godziny przed otwarciem i pół po zamknięciu, czyli osiemnaście godzin obsadzonych przez jedną osobę. Tydzień to 126 godzin. Jeśli w godzinach szczytu na zmianie mają być dwie osoby, na przykład 14:00-20:00, dochodzi kolejne 42 godziny. Razem około 168 godzin tygodniowo.

Pełny etat to 40 godzin w tygodniu. 168 podzielone przez 40 daje nieco ponad cztery etaty, i to przy założeniu, że nikt nie choruje, nie bierze urlopu i nie ma wolnej niedzieli. Dlatego trzy osoby to nie oszczędność, tylko grafik, który rozsypie się przy pierwszym zwolnieniu lekarskim, a właściciel wchodzi wtedy na brakujące zmiany sam.

Zasady, których grafik nie może łamać

Kodeks pracy wyznacza kilka twardych ram dla umowy o pracę. Podajemy je ogólnie, szczegóły i wyjątki warto sprawdzić w aktualnych przepisach albo u księgowej:

Odpoczynek dobowy: co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku między zmianami. Zmiana do 23:30 i następna od 5:30 to sześć godzin przerwy, czyli układ, którego nie da się obronić.
Odpoczynek tygodniowy: co najmniej 35 godzin ciągłego wolnego raz w tygodniu.
Wolna niedziela: osoba pracująca w niedziele ma prawo do wolnej niedzieli co najmniej raz na cztery tygodnie.
Nadgodziny się zdarzają, ale grafik, który je zakłada z góry, jest grafikiem na zbyt mało osób.

Przykładowy układ na cztery osoby

Dwie zmiany: poranna 5:30-14:30 i popołudniowa 14:30-23:30. Każda osoba ma stały rytm: dwa dni poranne, dwa dni popołudniowe, dwa dni wolne, i tak w kółko. Przy czterech osobach w każdym dniu ktoś jest na porannej, ktoś na popołudniowej, a dwie osoby mają wolne albo dochodzą na szczyt. Rytm sześciodniowy nie pokrywa się z tygodniem, więc wolne wypadają w różne dni, w tym w niedziele, bez ręcznego pilnowania.

Taki układ ma jedną wadę: jest sztywny. Zamiana zmian między dwiema osobami jest w porządku, ale każda zmiana musi być zapisana, bo grafik, w którym „Kasia wzięła za Marka, tylko nie ma tego w grafiku”, przestaje być grafikiem w dniu, w którym trzeba policzyć godziny.

Trzy błędy, które widać w każdym sklepie

Grafik na tydzień do przodu. Ludzie nie planują życia z tygodniowym wyprzedzeniem, więc zaczynają się zamiany, a za nimi dziury. Miesiąc do przodu to minimum, nawet jeśli potem coś się przesuwa.
Jedna osoba zawsze na porannej. Wygodne, dopóki ta osoba nie odejdzie. Wtedy okazuje się, że nikt inny nie umie otworzyć sklepu.
Właściciel jako zapas. Grafik, w którym właściciel „dopina” brakujące godziny, to grafik na cztery osoby obsadzony trzema. Działa dokładnie do pierwszego urlopu.

Jak to wygląda u nas

W Zaplecze.app grafik układa się z dyspozycyjności wpisanej przez załogę, pilnuje odpoczynków i równo rozkłada zmiany, a każda zamiana przechodzi przez wniosek, więc zostaje w historii. Załoga widzi swoje zmiany w telefonie po wejściu kodem QR. Jest też osobny, tańszy pakiet tylko z grafikiem, jeśli zadania nie są Ci dziś potrzebne. Można to obejrzeć na demo bez zakładania konta.